一、学校会议室包括图书馆所有会议室，行政楼五楼会议室、东操场和训练馆，均由图书馆负责管理，信息化建设管理处负责维护。
二、会议室是专门用于召开会议和重要活动的场所，未经批准，不得挪借他用。
三、专人负责会议和活动的准备和安排，并负责会议室设备设施的管理，如发现损坏，应及时维修，以确保会议室的正常使用。
四、避免会议使用发生冲突，各部门如需使用会议室，需提前3天申请，以便统一安排。（会议申请表格见附件一）
五、临时召开的紧急会议需要使用会议室时，可在会议结束后再向图书馆补充申请并登记。
六、各部门申请使用会议室时，需明确使用时间、布置时间、会议地点、参加人员等相关信息，并派专人（学校工作人员）全程负责会议的安排，如有需要会议中心协办的事项提前注明，会议中心可根据实际情况做好相关服务工作。
七、如遇到会议之间发生冲突，要坚持局部服从整体的原则，学校会议优先于二级学院（系部）和部门，各部门之间本着重要、紧急优先的原则由各自主管院领导协商解决。
八、各部门如需使用会议室的设备，应在会议申请表中说明，以便提前准备，确保会议顺利进行。
九、会议期间，申请方的会场负责人，有负责会议室设备及物品安全的义务，如对会议室的桌椅进行了调整，则会议结束后恢复原状，如有人为损坏，经申请方会场负责人确定后，由会议申请方负责赔偿。
十、会议室禁止粘贴海报、不干胶、图钉等破坏会议室原貌的东西。
十一、会议布置期间和会议结束后，申请部门指定负责人协调卫生打扫清理。
十二、室内物品未经批准，不得私自转借他人或挪借他用。若要借用会议室内的物，需填写物品借用申请表，并要及时归还原。
十三、会议布置期间涉及所用的设施（如横幅、桌椅摆放要求等），请自行准备和布置。
十四、下载会议申请表==》填写会议申请信息==》部门负责人审批盖章==》图书馆馆长审批（图书馆六楼）==》学院办公室审批==》将会议申请表交至会议中心（图书馆二楼217室）==》会议准备和实施。
信息化建设管理处
二〇一五年四月